За уют и все условия для комфортной работы в офисе отвечает офис-менеджер. Обычно эту роль выполняют женщины – они делают из рабочего пространства “второй дом” и создают благоприятную атмосферу для сотрудников. Их присутствие может быть незаметным, но без них жизнь в офисе совсем другая (например, постоянно не будет воды, будет грязно и засохнут цветы).
Поиск офис-менеджера следует начать с определения его основных обязанностей
Обязанности офис-менеджера
Рабочие обязаности делятся на 5 основных сфер:
1 . Управление – это умение налаживать процессы. Сюда входят работа с персоналом (уборщицей, водителями, курьерами), организация совещаний. А также управляет, как работники выполняют корпоративные правила и нормы поведения.
2. Администрирование – это распределение документации, прием и рассылка корреспонденции, организация работы офиса.
3. Хозяйство – закупка необходимых материалов и предметов, гарантирующих комфортное пребывание в офисе, хранение ценностей.
4. Контролирование – инвентаризация и контроль состояния мебели и офисного оборудования.
5. Отчетность – подготовка отчетности о результатах работы для руководства.
Должность офис-менеджера относится к категории управляющих. Да, у этой работы достаточно ответственности и стрессовой нагрузки, поэтому не каждый работник может справиться с задачами.
Проводя поиск офис-менеджера, обращайте внимание на следующие качества:
- Организаторские способности – это умение грамотно распределять работу и задачи среди сотрудников.
- Самостоятельность в принятии решений, чтобы не отвлекать каждый раз своего руководителя (например, вопросами о том, какого цвета маркеры нужны или в какой день пригласить уборщицу).
- Коммуникабельность и тактичность. 70% времени хозяйка офиса проводит в общении. Поэтому она должна уметь располагать людей к себе и знать правила этикета.
- Пунктуальность — должна быть вторым именем секретаря, потому что он организует всю работу в офисе.
- Презентабельный облик. Офис-менеджер встречает клиентов, высокопоставленных гостей, поэтому не может позволить себе прийти не по дресс-коду, с немытой головой или слишком ярким макияжем.
Чтобы оценить эти качества, нужно провести несколько тестов и пообщаться с человеком вживую.
Кроме этого, обращайте внимание на навыки и знания кандидата. Вот минимальный набор, которым он должен обладать:
- Навыки быстрого набора текста.
- Знать порядок заключения и расторжения договоров.
- Уметь работать в Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, базах данных.
- Владеть инструментами по подбору и управлению персоналом.
Вы можете доверить подбор секретаря нашей компании – так вы гарантированно получите ответственного работника, который грамотно отнесется к работе и создаст в офисе самые лучшие рабочие условия.
