За затишок і всі умови для комфортної роботи в офісі відповідає офіс-менеджер. Зазвичай цю роль виконують жінки — вони роблять із робочого простору “другий дім” та створюють сприятливу атмосферу для співробітників. Їх присутність може бути непомітною, але без них життя в офісі зовсім інше (наприклад, постійно не буде води, буде брудно та засохнуть квіти).
Пошук офіс-менеджера варто почати з визначення його основних обов’язків.
Обов’язки офіс-менеджера
Робочі зобов’язання діляться на 5 основних сфер:
1. Управління — це вміння налагоджувати процеси. Сюди входять: робота із персоналом (прибиральницею, водіями, кур’єрами), організація нарад. А також керує, як працівники виконують корпоративні правила та норми поведінки.
2. Адміністрування — це розподіл документації, прийом та розсилка кореспонденції, організація роботи офісу.
3. Господарство — закупка необхідних матеріалів та предметів, що гарантують комфортне перебування в офісі, зберігання цінностей.
4. Контролювання — інвентаризація і контроль стану меблів та офісного обладнання.
5. Звітність — підготовка звітування та результатів роботи для керівництва.
Господиня офісу часто знаходиться у підпорядкуванні генерального директора або зам директора з персоналу.
Особистісні якості офіс-менеджера
Посада офіс-менеджера відноситься до категорії керуючих. Так, у цієї роботи достатньо відповідальності та стресового навантаження, тому не кожен працівник може справитися із задачами.
Проводячи пошук офіс-менеджера, звертайте увагу на такі якості:
- Організаторські здібності — це вміння грамотно розподіляти роботу і завдання серед співробітників.
- Самостійність у прийнятті рішень, щоб не відволікати кожен раз свого керівника (наприклад, питаннями про те, якого кольору маркери потрібні чи в який день запросити прибиральницю).
- Комунікабельність і тактовність. 70% часу господиня офісу проводить у спілкуванні. Тому вона має вміти розташовувати людей до себе та знати правила етикету.
- Пунктуальність — має бути другим ім’ям секретаря, тому що він організовує всю роботу в офісі.
- Презентабельна зовнішність. Офіс-менеджер зустрічає клієнтів, високопоставлених гостей, тож не може дозволити собі прийти не за дрес-кодом, з немитою головою або із занадто яскравим макіяжем.
Щоб оцінити ці якості, треба провести декілька тестів та поспілкуватися з людиною наживо.
Окрім цього, звертайте увагу на навички та знання кандидата. Ось мінімальний набір, яким він має володіти:
- Навички швидкого набору тексту.
- Знати порядок укладення та розірвання договорів.
- Уміти працювати в Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, базі даних.
- Володіти інструментами з підбору та управлінню персоналом.
- Виконувати норми ділового протоколу та етикету.
Ви можете довірити підбір секретаря нашій компанії — так ви гарантовано отримаєте відповідального працівника, який грамотно поставиться до роботи і створить в офісі найкращі робочі умови.
